Detail Berita

Sosialisasi Pembinaan Kearsipan Internal Tahun 2018

Senin, 12 Maret 2018

SAMARINDA –Dinas Sosial Provinsi Kalimantan Timur pada hari Senin (12/3) menggelar kegiatan `Sosialisasi Pembinaan Kearsipan Internal Tahun 2018` dengan menghadirkan nara sumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur dengan dipimpin langsung Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, HM. Aswin.

Dalam kegiatan tersebut, Kadis Sosial Kaltim, Dr. Ir. H. Budi Pranowo, MM, mengatakan pihaknya sangat mengapresiasi kunjungan tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur terlebih lagi tim tersebut dipimpin langsung Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur dalam hal ini HM. Aswin.

“Sebuah kehormatan bagi Dinas Sosial karena mendapat kunjungan langsung dari tim arsip dengan dipimpin langsung bapak Aswin yang bersedia bertindak sebagai nara sumber dalam kegiatan ini, tentunya kami sangat mengapresiasi kegiatan ini, harapan kami setelah mendengarkan materi terkait kearsipan ini, nantinya Dinas Sosial Kaltim dapat mengimplementasikannya dengan cara membangun kearsipan yang baik dan benar,” papar Budi Pranowo saat membuka kegiatan tersebut.

Sementara itu dalam kesempatan tersebut, Aswin secara gamblang dan jelas menyampaikan paparan terkait apa dan bagaimana membangun kearsipan yang baik dan benar khususnya di lingkup OPD di lingkungan Pemprov Kaltim.

“Pada prinsipnya arsip adalah guru kita, karena arsip lah yang akan menyelamatkan kita jika terjadi sebuah kasus hokum, oleh karena itu kita semua harus memahami arsip, mulai dari konsep, penyusunan hingga penyimpanan arsip harus dijalankan dengan baik dan benar,” tegas Aswin.

Dikatakannya, untuk menciptakan arsip yang baik dan benar, maka seluruh unit kerja baik itu UPTD maupun Bidang khususnya di lingkungan Dinas Sosial Kaltim wajib memiliki sebuah tim khusus yang bertugas menangani kearsipan, dengan begitu maka kearsipan OPD akan dapat tertata dan terdokumentasikan dengan lebih rapi, sehingga memudahkan bagi siapapun yang nantinya memerlukan atau pun mencari file-file data terkait kersipan tersebut.

“Setiap Unit Kerja harus memiliki arsip aktif dan up to date, karena tanpa kearsipan yang kurang baik, maka sebuah OPD akan dengan mudah menjadi sasaran tembak dari pihak-pihak yang sengaja atau tidak sengaja mencari-cari kesalahan, terlebih lagi Dinas Sosial merupakan salah satu OPD yang rentan terhadap tuduhan-tuduhan terkait pengelolaan bantuan sosial. Sebagai contoh kasus Bupati Kukar Rita Widyasari yang mana tim dari KPK mengangkut seluruh arsip yang ada di Kabupaten Kukar sehingga hal itu mengakibatkan Bupati Kukar tidak bisa membela diri dengan maksimal, hal itu karena semua arsip sudah disita KPK. Itulah pentingnya arsip yang harus dimiliki seluruh OPD, karena sekali lagi arsip akan menyelamatkan kita jika berhadapan dengan hukum, tentunya dengan catatan sepanjang kita benar dan didukung arsip yang lengkap, maka jangan pernah takut,” jelasnya.

Menurutnya, berdasarkan penilaian sementara terkait kearsipan Tahun 2018, nilai Dinas Sosial Kaltim masih tergolong rendah karena masih berada di bawah nilai 50, meski begitu pihaknya menekankan masih ada waktu bagi Dinas Sosial untuk terus berbenah melengkapi kekurangan-kekurangan yang ada.

Sementara itu Budi Pranowo mengharapkan kedepannya Dinas Sosial Kaltim dapat memiliki tim arsip khususnya pegawai arsiparis yang benar-benar kompeten menguasai bidang kearsipan.

“Saat ini nilai kearsipan Dinas Sosial buruk, mungkin dikarenakan selama ini belum adanya sosialisasi dari teman-teman Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, melalui kegiatan sosialisasi ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi tim kearsipan Dinas Sosial untuk dapat bekerja lebih baik lagi,” tegasnya.

Sebagai informasi, baru-baru ini seluruh Unit Kerja di lingkungan Dinas Sosial Kaltim telah membentuk tim kearsipan di masing-masing unit kerja, adapun untuk secara keseluruhan atau kedinasan, tim kearsipan dipimpin atau diketuai oleh Sekretaris.

Kegiatan Sosialisasi Pembinaan Kearsipan Internal Tahun 2018 tersebut selain diikuti para anggota tim kearsipan seluruh unit kerja di lingkungan Dinas Sosial Kaltim, juga turut diikuti para pejabat eselon III dan sejumlah pejabat eselon IV di lingkungan Dinas Sosial Kaltim. (hms)